科室职责

发布者:党委办公室发布时间:2019-05-17浏览次数:135

行政科:

一、公章的使用、保管、刻制

1.负责审核需盖章材料;

2.负责各类证件的审核及盖章工作;

3.负责钢印的保管和使用;

4.负责各类合同、协议书、委托书等材料的盖章工作;

5.对符合条件的其他材料进行盖章;

6.负责院长私章及手签章的保管与使用;

7.公章由党委办公室行政科专人负责保管;

8.负责印章保管,印章原则上不得带离办公室,特殊情况需经有关领导批准,并需印章保管人在用章现场监章;

9.负责更换新印章,统一由学校发文启用。

二、会议室的使用

学校会议室主要用于召开三类会议:党委会、书记办公会、院长办公会及学校层面专项会议;一般专项工作会议;校领导召集的分管部门、单位工作会议,部门、单位工作会议。

1.党委会、书记办公会。第一会议室主要用于召开党委会、院长办公会等学校会议,原则上不安排各部门会议,行政科负责会前的会场布置等。部门会议一般安排在第二会议室,确因工作需要,有关部门需使用第一会议室,须经办公室主任同意。

2.各部门、单位要严格执行会议审批程序,认真填写会议审批单。办公室行政科根据实际情况协调安排其使用。未履行审批手续,不可召开会议。

3.凡两个以上部门、单位同时要求使用同一个会议室时,行政科视情况统筹安排,先联系的单位原则上优先安排使用。如遇特殊情况,各部门使用的会场,服从学校临时召开的紧急会议安排。

4.召开的会议需要视频时,使用部门应先与行政科联系确定会议地点,并与信心技术中心联系,提前调试视频设备。

5.会议使用完毕,行政科派人打扫、清理会议室,做好卫生保洁工作,随时观察注意低值易耗品的损耗,并及时补充。

6.行政科在每天下班前派人检查会议室门窗和空调是否关闭,做好安全、消防等工作。

三、公务用餐工作

党委办公室(学院办公室)负责学校层面的接待活动。主要包括对上级有关部门、地方党委政府、兄弟院校和与学校有相应业务往来的单位等。

1.审批。承办部门、单位要提前制定接待方案,经分管领导同意后,报党委办公室(学院办公室)办理审批手续。对无公函的来宾不予接待,严禁将非公务活动纳入接待范围。

2.登记。承办部门、单位要安排专人到党委办公室(学院办公室)填写《公务接待审批单》(内容包括来宾单位、公务内容,姓名、职务、人员、接待时间等),落实接待具体事宜。

3.签字报销。实行校内公务接待清单制度,按照“谁宴请谁签字”原则,报销票据必须由经办人、部门主要负责人、分管校领导签字。报销时应附公函、《公务接待审批单》和餐饮清单。

四、公车管理工作

学校公车的使用管理秉承着统一管理,严格使用,保障工作,统筹兼顾,合理高效的管理原则。学校现有车辆为学校领导和部门公务用车,车辆由学院办公室统一安排使用管理。

1.公务用车,一律实行统一派车制度。党委办公室(学院办公室)行政科负责车辆的统筹调度;车队队长负责下达派车指令;驾驶员在未得到党委办公室(学院办公室)调度指令的前提下,不得擅自出车。

2.学校一般不安排各部门、单位的市区内(包括市中区、任城区、北湖区)公务用车。交通工具由各部门、单位自行解决。省内其他地市或本市各县(市、区)公务用车,由办公室主任审批,从严掌握;省外公务用车,需由党委办公室(学院办公室)的分管校领导审批。

3.部门、单位或个人如特需用车,均应提前一天向行政科提出申请。行政科将根据车辆情况作出统筹安排,填写《派车单》。车队队长凭《派车单》下达派车指令。

4.出车时间、地点及用车人与《派车单》安排明显不符时,驾驶员可拒绝出车,或建议用车人向行政科说明。

5.若遇两个及两个以上部门、单位同时使用一辆车辆时,先联系的部门、单位原则上优先使用。如遇特殊状况,秉承先急后缓、先远后近、以远带近的原则统筹安排、调派车辆。

6.学校领导公务用车离开本市时,驾驶员需及时告知车队队长,以便掌握车辆动向。

7.学校领导出差用车闲置时,驾驶员需及时到车队和行政科报到,以便统一调配。

8.行政科和车队队长应分别做好派车登记和出车记录,以便掌握车辆使用管理情况,发现问题及时纠正。

  

秘书科:

一、负责审核、呈签和印发各职能部门以学校名义起草的党委、行政、党委办公室(学院办公室)等文件。

二、负责党委会、院长办公会、书记办公会等会议的记录,会后及时形成和印发会议纪要。

三、负责起草学校党政工作总结、计划及学校领导报告、讲话等文稿。

四、协助档案馆做好以学校党委、行政和办公室名义印发的文件、学校领导讲话、党政工作总结、高基报表等材料的归档工作。

五、协助做好学校信息调研和学校重要信息上报工作。

六、完成领导交办的其它任务,协助办公室其它科室开展工作。

  

信息督办科:

一、负责学校党委、行政决策、决议、重要工作部署及重要会议决定事项的催办、督办,协调各部门、单位工作安排,及时掌握并反馈贯彻落实情况。

二、负责领导批示和交办事项的专项督办。

三、负责师生员工反映强烈的热点、难点问题及其他重要信访问题解决处理工作的督查督办。

四、负责调查研究、整理汇总督查督办事项的处理情况并及时向领导反馈,为领导决策提供参考。

五、负责组织、安排、协调校领导接待日有关工作。

六、统筹全校信息公开工作,负责学校信息公开工作办公室的日常工作和信息公开年度报告的编制工作。

七、按照上级要求,制定信息公开工作计划、协调推进信息公开清单的落实工作,负责信息公开专栏网站的管理维护工作。

八、协助做好党委办公室(学院办公室)的网站建设、维护和信息化建设工作。

九、负责事业单位法人证书年度审验工作。

十、完成领导交办的其他工作。

  

信访科:

一、贯彻执行党中央、国务院和教育部以及省委、省人民政府关于信访工作的方针政策,协助校领导检查、督促、指导各单位的信访工作。

二、维护正常的信访工作秩序及信访者的正当权益,对一切信访事项严格保密。

三、负责接收上级机关和领导转交、交办的信访事项,接收校内外的来信和接待群众来访,倾听、记录信访人反映的情况和提出的意见、建议及要求。

四、负责由学院办公室直接受理的信访事项;按照“分级负责,归口办理”的原则,向学校各部门、单位交办信访事项,做好信访调查、交办、协办和督办工作。

五、负责对突发事件、集体上访、缠访问题进行处理,及时劝阻、疏导赴省进京的上访人员回学校解决问题。

六、定期综合分析群众来信来访中反映的重要信息及有倾向性、群众性的热点问题;对重大信访事项进行调查研究,并提出建议和处理意见,向校领导和有关部门反映。

七、做好信访材料的登记、整理、保存和归档工作。

八、完成领导交办的其他工作。

  

机要科:

一、在学校党委领导下,负责保密委的日常工作,做好涉密部位、涉密人员的管理工作。

二、做好涉密人员保密教育工作,使保密宣传工作日常化。

三、通过各种渠道(含公文交换站、机要通信、专网、各部门转交等)接收校内外文件,并做好登记、传阅、督办、管理、利用等工作。

四、整理具有使用价值的文件材料,按时移交档案馆归档。

五、按照省、市委密级文件清退目录,依规申请涉密文件归档后,做好清退工作。

六、整理不具备归档和存查价值的涉密文件,并下发通知汇总各部门涉密资料,统一登记、集中销毁。

七、负责全校涉密材料、人事档案的收寄和分发工作。

八、完成领导交办的其他工作。

档案馆:

一、 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

二、拟订学校档案工作规章制度及各类档案业务建设规范,并贯彻落实;

三、负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

四、编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

五、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

六、开展档案的开放和利用工作;

七、开展学校档案工作人员的业务培训,利用档案开展多种形式的宣传教育活动;

八、积极参加省市档案局、省高校档案活动,认真组织进行档案业务研讨和业务学习;

九、完成学校和办公室交付的其它工作。